全校各单位：

根据《高等学校档案管理办法》规定，学校所属机构应对具有保存价值的纸质、电子、声像等各种载体的材料进行整理归档并移交档案馆保管。为及时、完整保存我校各种有价值的材料，更有效地为学校的各项工作服务，请各单位兼职档案员（名单见附件1）按照“归档材料范围”及“归档移交要求”整理好2018-2019年本单位需归档的材料（如有往年尚未移交的材料也一并整理归档移交），于9月30日前移交至档案馆403室。

一、归档材料范围：

1.党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的纸质、电子、声像等各种载体的材料。

2.行政类：主要包括学校行政工作的计划、总结；各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的纸质、电子、声像等各种载体的材料。

3.学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

4.教学类：主要包括学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的反映教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生与学位、教材建设等工作内容的纸质、电子、声像等各种载体的材料。

5.科研类：主要包括学校在科学技术研究管理和实践活动中形成的反映科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用的纸质、电子、声像等各种载体的材料。

6.基建类：主要包括学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的反映基建综合管理、可行性研究、设计、工程管理、施工、竣工验收、基建财务、器材管理等工作内容的纸质、电子、声像等各种载体的材料。

7.仪器设备类：主要包括学校各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的材料。

8.产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像。

9.出版类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

10.外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国（境）考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

11.财会类：主要包括学校在财务管理和会计活动中形成的会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料。

二、归档移交要求：

1.根据上述11个类别对本单位材料进行分类，按年度整理，并按时间先后排序。

2.用excel表格填写移交目录清单（见附件2、3），材料份数与目录清单序号数一致。请在每份材料右上角用铅笔标识与目录清单序号数一致的份数号；打印移交目录清单，一式两份，并盖本单位公章。

3.各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。　

4.正本与定稿、正件与附件，均作为一件。同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，原文本在前，译文本在后。

5.文件处理单（表）与被处理文本合为一件。　

6.在分“年度”时，应遵循以下方法：一般的文件材料，放在其形成年度归档；计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，应放在结案的一年。不同年度的文件一般应分开排放。

整理移交期间，如有疑问，请及时联系档案馆。

联系人及电话：杨老师 刘老师 26003239

深圳大学档案整理移交工作群

　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　档案馆

　　　　　　　　　　　　　　　　　  　　　　　　　　　2020年6月8日

附件：

附件1.深圳大学各单位兼职档案员名单.xls

附件2.示例深圳大学xxx(单位名称）移交20xx年档案目录清单.xlsx

附件3.空白深圳大学xxx(单位名称）移交20xx年档案目录清单.xlsx