一、 编制说明
（一）为适应我校档案工作发展的需要，实现档案的标准化、规范化和现代化管理，根据《高等学校档案实体分类法》，结合本校实际情况，制订本办法。
（二）按照我校档案形成的领域范畴，结合档案记述和反映的内容、特点，本校档案划分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、产品生产、声像、人物、实物共13个一级类目。
（三）本校实体档案档号的标注模式为：年度号+分类号+期限号+案卷号，如下所示：
19xx — 01011 — 1 — 10001
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年度号 分类号 期限 案卷号
标识到文件级的，要在案卷号后面加件号、保管期限。年度号、分类号、案卷号、件号、期限之间有连接符号“－”连接。如下所示：
19xx — 01011 — 1 — 10001 — 001
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年度号 分类号 期限 案卷号 件号
（四）本校电子档案档号的标注模式为：年度号+分类号+期限号+案件号，如下所示：
19xx — 01011 — 2 — 200001
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年度号 分类号 期限 案件号
1.年度号由四位阿拉伯数字组成。
2.分类号是档号的主体。由实体分类的一级类目、二级类目标识加部门识别号组成。
一级类目的标识符号由01～99两个阿拉伯数字组成，处在分类号左边，构成如下：01党群、02行政、03教学、04科研、05基建、06、设备、07出版、08外事、09财会、10产品、11声像、12人物、13实物
二级类目的标识采用“双位制”，处在分类号右边。如：“综合”为“11”，其余依次为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。三级类目的设置和标识视不同门类的情况而定。
部门识别号由0～9阿拉伯数字构成，在一级类目与二级类目之间，如：0表示某类档案统一由某一个部门立卷归档，1～9则表示某类档案由1个以上部门立卷归档。如教学档案，1表示教务部、2表示研究生院、3表示师范学院、4表示继续教育学院；又如财会档案，1表示学校计划财务部、2表示师范学院、3表示后勤部、4表示继续教育学院、5表示基建部、6校办企业
3.保管期限分永久、30年、10年，分别以1、2、3表示。
4.实体档案的案卷号由5位数组成。左边第1位表示档案介质，介质有实体和电子两种，1表示实体档案、2表示电子档案。右边4位数则表示案卷序号，0001～9999，某一年度某一类档案二级类目下案卷最大数为9999卷。
电子档案的案件号由6位数字组成。左边第1位表示档案介质，介质有实体和电子两种，1表示实体档案、2表示电子档案。右边5位数则表示案件序号，00001～99999，某一年度某一类档案二级类目下案件量最大数为99999件。
5.实体档案的排架根据案卷数量和保管期限，既可按一级类目一年度纵向排列。
二、主表
01 党群
11 党务综合
12 纪检
13 组织
14 宣传教育
15 统战
16 工会
17 学生部（处）、团委、学生会
02 行政
11 行政综合
12 人事
13 监察审计
14 武装保卫
15 总务
16 档案、文博 、图书
17 招投标
03 教学工作
11 综合
12 学科与实验室建设
13 招生
14 学籍
15 课堂教学与教学实践
16 学位
17 毕业生
18 教材
04 科学研究
11 综合
12 社科类项目
13 理工类项目
14 专利
05 基本建设
11 综合
12 按单项工程设类
13 按单项工程设类
06 仪器设备
11 综合
12仪器设备
07 出版
11 综合
12 校内出版物，如年报、学报、深大通讯等
13 本校教职工、学生出版物
14 与本校有关联的出版物
08 外事
11 综合
12 出国（境）
13 来校
14 国际合作与会议
15 外国留学生工作
09 财会
11 综合
12 会计报表
13 会计帐簿
14 会计凭证
15 工资清册
10 产品生产与科技开发
11 综合
12 按产品种类或项目设类
11 声像
11 综合
12 照片
13 录音带
14 录像带
15 幻灯片
16 磁盘
17 影视胶片
18 微缩胶片
19 光盘
12 人物
11 综合
12历任校党政正副领导
13 著名专家、教授、学科带头人（含院士、博导、正教授）
14 全国劳动模范和先进工作者、英雄人物
15 省人大、政协常委、民主党派副主委以上人物
16 著名党外知识人士、获得较高荣誉的副教授
17 著名校友
18 其他
13 实物
11 综合
12 礼品
13 字画
14 题词、信件
15 印章
16 校牌、旗帜、校徽
17 获奖材料（奖状、证书、证章、奖杯等）
18 其他
