深圳大学档案归档范围与保管期限表-深圳大学档案馆

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深圳大学档案归档范围与保管期限表

作者：发表于：2020-10-22 11:59 浏览量：

1.党政办-党群类
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
01011 党务综合	1	上级党组织关于党的建设的文件材料
		（1）针对本校的	永久或30年
		（2）专指高校的	30年或10年
	2	党委工作规章制度	永久
	3	本校党委会、常委会、党委扩大会、党政联席会、党委中心组会、民主生活会、分党委和总支书记会议记录、纪要、决议、决定及会议讨论的文件	永久
	4	本校党代会文件材料：
		（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿；大会主席团、秘书长及代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法、结果及上级批复等	永久
		（2）重要贺信、贺电	30年
		（3）提案及办理情况；会议简报；党代会文件的讨论稿、小组会议记录	30年
		（4）工作人员名单；工作证、代表证、列席证及选票式样	10年
		（5）大会照片、录音、录像带	永久
	5	党委向上级有关部门的请示及批复	永久
	6	党委工作计划、报告、总结、经验交流材料	永久
	7	党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知	永久
	8	以党委名义召开的工作会议材料	永久
	9	校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料	永久
	10	党委负责同志参加校内外重大会议活动的发言、讲话稿	永久
	11	党委工作简报（《校务月报》）	永久
	12	党委工作大事记	永久
	13	党和国家领导人、地方党政领导人及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等及声像材料	永久
	14	党委系统启用、停止使用印章的通知（附印模式样）	永久
	15	党群系统重要统计材料，如党群机构、机构人员统计等	永久
	16	党委关于保密工作的文件	30年
	17	重要的群众来信来访及处理材料	30年
	18	党委与校外单位联系、协商工作的来往文件	30年
	19	收发文登记簿	10年
	20	党委各部门、各分党委、总支报校党委的工作计划、总结、报告、请示及批复	30年
	21	各分党委总支重要会议记录、经验介绍、调查材料	30年
	22	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
2.党政办—行政类
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02011 行政综合	1	上级有关高校行政管理的综合性文件
		（1）针对本校的	永久或30年
		（2）专指高校的	30年或10年
	2	全校性的规章制度	永久
	3	学校年度、学期工作计划、报告、总结和教育改革方面的材料	永久
	4	校长办公会(含专题办公会)、校长召开的各种工作会、座谈会和全校性大会的记录、纪要等各种会议材料	永久
	5	以学校名义发布的决定、办法、指示等文件或批转的通报、通知等公文	永久
	6	全校性的工作会议、座谈会文件	30年
	7	校领导在校内外会议上的重要讲话、发言稿及声像材料	30年
	8	本校发展规划、计划及上级批复	永久
	9	本校向上级有关部门的请示及其批复	永久或30年
	10	学校评估材料、并校材料	永久
	11	全校性工作的调查材料和经验总结材料	永久
	12	本校高校基层报表及各种统计报表	永久
	13	启用或停用印章的通知及印模	永久
	14	本校历史沿革、情况介绍	永久
	15	本校大事记、年鉴、简报、信息、动态等	永久
	16	党和国家领导人、地方党政领导人、上级机关领导来校视察检查工作时的题词、讲话、记录、声像材料等	永久或30年
	17	学校领导与上级领导有关学校工作的重要来往信件	30年
	18	校庆工作材料：
		（1）校庆工作的重要计划、领导讲话、来宾名单、请柬、校友签名册、重要的贺电、贺信、纪念品、声像材料等	永久
		（2）校庆活动的一般材料	30年
	19	学校主办的祝贺著名老教授、知名人士寿辰等活动的材料（含声像）	30年
	20	学校组织的知名人士治丧活动材料（含声像）	30年
	21	本校著名专家在校外重要会议上的讲话稿及声像材料	30年
	22	校史工作材料	30年
	23	群众来信来访和处理结果材料	30年
	24	各种选举工作材料	10年
	25	本校发出和收到的贺信、贺电、题词、礼品及登记册	30年
	26	学校重大活动的计划、报告、讲话、总结等文件材料及纪念册、纪念章、画册	永久
	27	学校与外单位签订的合同、协议等文件材料	永久或30年
	28	以校字和校办文号编制发布的文件	永久或30年
	29	收发文登记本	10年
	30	各单位上报学校的工作计划、总结、报告、请示及批复	30年
	31	迎新工作材料	10年
	32	毕业典礼材料	10年
	33	法律顾问室工作材料
		（1）法律顾问室规章制度、工作计划、工作总结	30年
		（2）法律顾问室日常工作材料	30年
		（3）受理的与学校有关的法律诉讼材料	30年
		（4）学校授权代理的法律诉讼材料	30年
	34	学生事务中心工作材料
		（1）学生事务中心规章制度、工作计划、工作总结	30年
		（2）学生事务中心会议记录、请示、批复、报告等	30年
		（3）学生事务中心举办各项活动的材料	30年或10年
	34	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
3.档案馆
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02016 档案管理	1	上级有关档案工作的文件：
		（1）普发性档案工作文件；	10年
		（2）专指高校的。	30年
	2	档案馆规章制度	30年
	3	档案馆工作材料
		（1）工作计划、工作总结	30年
		（2）会议记录、大事记	永久
	4	档案馆编研成果、校史研究成果	永久
	5	深圳大学年报	永久
	6	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
4.组织部/统战部—组织工作
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
01013 组织工作	1	上级关于组织工作的文件
		（1）针对本校的	永久或30年
		（2）专指高校的	30年或10年
	2	本校组织工作规章制度	30年
	3	本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及重要统计、大事记	永久
	4	组织部召开的重要会议记录、纪要、决定等材料	30年
	5	本校组织机构设置、变动的报告、决定、批复、通知	永久
	6	副处级以上干部任免（附任免呈报表）、调动、离退休、享受待遇的决定、通知、批复	永久
	7	校级干部分工、年度考评材料	永久
	8	副处级以上干部名册	永久
	9	分党委、总支、支部改选报告及审批材料	30年
	10	分党委、总支、支部委员名册	30年
	11	党员名册	30年
	12	关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料	30年	各基层党组存
	13	发展新党员、预备党员转正的名册	30年	各基层党组存
	14	党员和党组织情况统计年报表	永久
	15	党员组织关系转入、转出介绍信存根	30年
	16	先进党支部、优秀党员和先进党务工作者的名单及市级以上先进事迹材料	永久
	17	出席市级以上党代表名单、登记表	永久
	18	干部奖惩、考核、培训材料	30年
	19	全校性党内教育活动材料	30年
	20	党校工作计划、总结、报告	30年
	21	党校各类培训班材料（通知、学员名册、试卷样卷、考试成绩登记表、发放证书名单等）	30年
	22	离休干部材料	30年
	23	以组织部文号编制的文件	永久或30年
	24	分党委、总支工作规章制度、计划、总结、报告、决定、请示及批复、重要通知、经验介绍、调查材料、重要会议记录、重要统计、党建工作及有关材料	30年	各基层党组存
	25	出国党员政审和组织关系的有关材料	30年
	26	重要的群众来信来访材料及处理结果	30年
	27	落实政策的有关材料	30年
	28	知识分子工作有关材料	30年
	29	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
5.组织部/统战部—统战工作
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
01015 统战工作	1	上级关于统战工作的文件
		（1）针对本校的	永久或30年
		（2）专指高校的	30年或10年
	2	统战工作规章制度	30年
	3	本校统战工作计划、决定、报告、通告、总结	永久
	4	统战工作情况调查、典型材料、统计报表	永久
	5	本校各级人大代表、政协委员名单及选举审批材料	永久
	6	台、港、澳及侨联工作材料：组织架构及人员	30年
	7	各民主党派成员及负责人名册和有关材料	30年
	8	统战工作会议记录、纪要	30年
	9	各民主党派会议文件、会议记录及纪要	30年
	10	各民主党派干部任免的通知	永久
	11	以学校统战部文号编制的文件	永久或30年
	12	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
6.宣传部
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
01014 宣传工作	1	上级关于宣传工作的文件
		（1）针对本校的	永久或30年
		（2）专指高校的	30年或10年
	2	宣传工作规章制度	30年
	3	本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结、重要统计、大事记	永久
	4	教职工政治思想工作动态及调查材料	30年
	5	理论学习的计划、决定、通知、总结	30年
	6	反映本校重大活动的剪报、照片、录音、录像、图表	永久
	7	校园新闻照片及文字材料	30年
	8	宣传工作重要会议记录、纪要	30年
	9	以宣传部文号编制的文件	永久或30年
	10	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
	1	《深圳大学报》全年合订本	永久	含电子版
	2	新闻媒体刊登的有关学校的文字、图片材料合订本	永久	含电子版
7.纪委办/监察室
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
01012 纪监工作	1	上级有关纪检、监察工作的文件
		（1）针对本校的	永久或30年
		（2）专指高校的	30年或10年
	2	校纪检、监察工作规章制度	30年
	3	校纪检、监察工作计划、报告、决定、总结、调查材料、重要统计、大事记	永久
	4	校纪委、监察会议记录、纪要	30年
	5	党员处分、复查材料	30年
	6	重要的群众来信来访及处理意见	10年
	7	纪委立案调查、处理的材料	30年
	8	以学校纪委、监察文号编制的文件	永久或30年
	9	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
8.工会
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
01016 工会	1	上级有关工会工作的文件
		（1）针对本校的	永久或30年
		（2）专指高校的	30年或10年
	2	工会工作规章制度	30年
	3	工会工作计划、报告、决定、总结、重要通知、重要统计、大事记	永久
	4	工代会、教代会的有关文件
		（1）请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果及上级批复、重要的声像材料	永久
		（2）重要通知、大会纪要、简报、候选人情况介绍、重要的贺电、贺信、提案及办理结果	30年
		（3）筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证、选票	10年
	5	表彰工会先进集体、个人的材料、名册	30年
	6	处分工会会员的有关材料	30年
	7	工会委员会、教代会常委会、妇委会会议记录、纪要	30年或10年	工会存
	8	工会会员、基层工会组织机构及干部名册	30年
	9	妇女工作材料	30年
	10	工会活动材料	10年
	11	庆祝教师节活动的材料	30年
	12	以学校工会文号编制的文件	永久或30年
	13	教职工劳保福利工作	30年
	14	教职工伤、残、死亡和抚恤工作的文件材料及死亡人员的悼词	30年
	15	计划生育工作材料。	30年或10年
	16	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
9.共青团委员会
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
01017 团委	1	上级关于团的工作文件
		（1）针对本校的	永久或30年
		（2）专指高校的	30年或10年
	2	团委工作规章制度	30年
	3	团委工作计划、报告、决定、总结、重要统计、大事记	永久
	4	本校团代会、学代会、研代会有关文件
		（1）请示、批复、通知、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、大会通过的决议、选举结果及上级批复、的声像材料	永久
		（2）大会议程、纪要、简报、重要贺信、贺电、提案	30年
		（3）筹备工作计划、总结、会议工作小组材料	10年
	5	团委、分团委、团支部、学生会、研究生会干部任免通知	30年
	6	团组织和专职团干部统计年报、大事记	永久
	7	团委工作典型调查材料、经验交流材料、优秀团员材料、工作简报	30年
	8	表彰和奖励先进团支部、先进团员的材料	30年
	9	处分团员和撤消处分的材料	30年
	10	批准入团、离团的材料及名单	30年
	11	各级团组织、学生会、研究生会组织机构、干部名册	30年
	12	团员名册	30年
	13	团委会议记录、纪要	30年
	14	学生会、研究生会文件材料（含编印的各类刊物）	30年
	15	本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料（含编印的各类刊物）、《深大青年》	永久或30年
	16	各分团委的有关材料	30年
	17	团委牵头组织的重大活动的材料	30年
	18	团委组织的社团活动、校园文化活动、社会调查、社会实践活动有关材料	30年
	19	以校团委文号编制的文件	永久或30年
	20	义工联活动材料	30年或10年
	21	省市级以上奖励各类学生的文件及上报材料、获奖证书	30年
	22	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
10.教务部
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
03111 教学综合	1	上级有关本专科教学工作的文件材料
		（1）针对本校的	永久或30年
		（2）专指高校的	30年或10年
	2	本校关于教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永久
	3	学校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、总结、简报、大事记、学生手册	永久
	4	教学检查、评估的文件材料	永久
	5	教学检查、评估的结论	永久
	6	各级各类优秀教学质量评奖材料	30年	市级以上获奖证书
	7	本校教学研究基金项目清单及批复	30年
	8	本校教学工作会议的文件材料	30年
	9	教学工作的各种统计报表	永久
	10	有关大专以上非学历教育的文件材料（含旁听生、进修生名册、成绩单、结业证书等）	30年
	11	以教务处文号编制发布的文件	永久或30年
	12	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
03112 学科与实验室建设	1	上级关于学科、专业设置及实验室建设的文件材料	30年
	2	学科、专业、课程、实验室建设论证、评估、申报、审批材料	永久
	3	重点学科、专业、实验室建设材料	永久
	4	学科、专业、课程、实验室建设计划、简报、总结	30年
	5	学科、专业、课程建设统计报表	永久
03114 学籍管理	1	新生入学登记表、学籍卡、新生名册	永久
	2	学生成绩总册	永久
	3	在校学生名册	永久
	4	学生学籍变更材料（留级、休学、复学、转学、退学、转院）	永久
	5	学生人数统计材料	永久
	6	学校奖惩各类学生的文件及名单	30年
	7	省市级以上奖励各类学生的文件及上报材料、获奖证书	30年
	8	学生参加省市级以上体育竞赛获奖材料（表彰决定、奖状、奖杯）	30年
	9	取得毕业资格学生电子注册名单（光盘）	30年
	10	毕业证、学位证发放签名册	永久
	11	本、专科毕业生个人学习成绩表	永久
03115 课堂教学与教学实践	1	本、专科各专业教学计划、教学大纲、实习大纲	永久
	2	校历表、课程表	30年
	3	教学实习计划、总结及优秀实习生评奖材料	30年
	4	校外实习基地协议书	30年
	5	公选课开课情况	30年
	6	大学英语四、六级考试情况统计（参考人数、通过人数、分数段人数）	30年
	7	课堂教学评估材料、教学信息反馈表汇总、教学经验总结交流材料	30年
	8	考试质量分析表	30年
	9	学生参加各类专业竞赛情况统计报表（姓名、学院、专业、参赛项目、获奖等级）	30年
	10	教学研究开题报告、任务书、合同书、执行情况、研究报告、成果鉴定、获奖证书	30年
	11	三号艺栈工作材料：规章制度、工作计划与总结；会议记录、请示、批复、报告等	30年
03116 学位	1	上级有关学位工作的文件	永久或30年
	2	本校学位评定条例、办法及计划、总结	30年
	3	学位委员会会议记录、决定	30年
	4	学位委员会授予学位清册（含继续教育学院）	永久
	5	学士学位签名册	永久
03117 毕业	1	本、专科毕业生名册	永久
	2	毕业证、学位证书样本（复印件）	30年
	3	毕业生工作计划、总结、简报	30年
03118 教材	1	本校自编、主编教材及目录	30年
	2	各专业使用教材目录	30年
	3	自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集	30年
	4	各级获奖教材及目录	永久
11012 声像	1	有关教学重要活动的照片及材料	30年
11012 声像	2	获奖的多媒体教学软件及材料	30年
11.招生办公室
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
03113 招生	1	上级关于招生工作的文件	30年
	2	本校招生计划、规定、生源计划及上级批复	30年
	3	新生录取材料及新生名单	30年
	4	联合办学、委培、代培、自费生计划、合同及名单	30年
	5	招生宣传材料、招生简章、专业介绍、招生工作总结及统计报表	30年
	6	本、专科插班生录取名册	永久
	7	其他有保存价值的材料	30年或10年
12.社会科学部、社科类研究机构
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
04011 科研综合	1	上级有关科研工作的文件
		（1）针对本校的	永久
		（2）专指高校的	30年或10年
	2	本校科研工作的规章制度	30年
	3	本校科研工作计划、总结、报告、重要会议记录	永久
	4	科研成果汇编、各类统计年报、大事记	永久
	5	各类科研项目、经费汇总表（纵向项目按下达时间汇总，横向项目按经费到账时间汇总）	永久
	6	以本校为申请单位向各级部门申请经费的函件、批复	永久
	7	科研项目经费使用情况报告	10年
	8	科研项目获奖材料（包括奖状、证书）	永久
	9	本校教职工主编、参编的正式出版的著作，核心期刊上发表的论文，国内外报纸理论版发表的文章，获奖的论文、研究报告和专著等；出版著作、发表论文的年度目录	30年
	10	本校举办的全国性学术会议的请示、批复、纪要、论文等有关文件	30年
	11	本校科研工作会议材料；主办或承办的校级以上科研工作会议材料（会议通知、邀请函样件、日程安排、会议简报、会议论文（集）、合影等）	30年
	12	本校与校外单位签订的科研协议及执行情况	30年
	13	本校科研简报类（如《社科动态》、《科研通讯》等）文字材料	30年
04013 科研项目	14	纵向项目材料：
		⑴项目申请书、项目立项通知书	永久
		⑵项目任务书、合同、协议书	永久
		⑶课题研究计划、设计	永久
		⑷计划执行情况、计划调整或撤销报告	永久
		⑸项目结项报告书、结项证书	永久
		⑹项目成果：著作、论文、研究报告、软件等	永久
	15	校级项目材料：
		⑴项目申请书、项目立项通知书	永久
		⑵刊物调整或撤销报告	永久
		⑶项目结项报告书、结项证书	永久
		⑷项目成果：著作、论文、研究报告、软件等	永久
	16	横向项目材料：
		⑴项目合同书、合同书附件	永久
		⑵项目负责人签订的承诺书、项目研究计划	永久
		⑶项目结项登记表或委托方开具的结项证明	永久
		⑷项目成果：著作、论文、研究报告、软件等	永久
08014 外事	17	本校召开的国际会议材料	30年
		（1）会议筹备阶段材料：邀请函、会议通知、宣传材料	30年
		（2）会议进行阶段材料：代表证、代表签到表、会议议程、会议简讯、会议论文等	30年
		（3）其他材料：贵宾简介、合影相片、会议录音、会议视频等	永久
	18	本校完成的国际合作项目、成果等材料	永久
	19	合作项目中国外单位完成项目、成果等材料	30年
	20	在国外核心期刊上发表的学术论文	30年
11012 声像	21	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
13.科学技术部、理工类研究机构
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
04011 科研综合	1	本校博士后科研流动站建站的文件材料	永久
	2	关于博士后工作的通知、规定、计划、报告、总结	30年
	3	博士后进、出站材料	30年
	4	上级有关科研工作的文件
		（1）针对本校的	永久
		（2）专指高校的	30年或10年
	5	本校科研工作的规章制度	30年
	6	本校科研工作计划、总结、报告、重要会议记录	永久
	7	科研成果汇编、各类统计年报、大事记	永久
	8	各类科研项目、经费汇总表（纵向项目按下达时间汇总，横向项目按经费到账时间汇总）	永久
	9	以本校为申请单位向各级部门申请经费的函件、批复	永久
	10	科研项目经费使用情况报告	10年
	11	科研项目获奖材料（包括奖状、证书）	永久
	12	本校教职工主编、参编的正式出版的著作，核心期刊上发表的论文，国内外报纸理论版发表的文章，获奖的论文、研究报告和专著等；出版著作、发表论文的年度目录	30年
	13	本校举办的全国性学术会议的请示、批复、纪要、论文等有关文件	30年
	14	本校科研工作会议材料；主办或承办的校级以上科研工作会议材料（会议通知、邀请函样件、日程安排、会议简报、会议论文（集）、合影等）	30年
	15	本校与校外单位签订的科研协议及执行情况	30年
	16	本校科研简报类（如《社科动态》、《科研通讯》等）文字材料	30年
04012 科研项目	17	科研准备阶段：
		⑴开题报告与课题调研论证材料	30年
		⑵任务书、合同、协议书	永久
		⑶课题研究计划、设计	30年
		⑷计划执行情况、计划调整或撤销报告	30年
		⑸课题投资和预决算材料	10年
		科研实验阶段：
		⑴实验、测试、观测、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）	永久
		⑵数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）	永久
		⑶设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）	永久
		⑷研究工作阶段小结、年度报告	30年
		⑸配套的声像材料	永久
		⑹样品、标本等实物的目录	永久
		科研总结鉴定阶段：
		⑴研究报告、研制报告	永久
		⑵论文专著	永久
		⑶工艺技术报告	永久
		⑷技术诀窍报告	永久
		⑸专家评审意见	永久
		⑹鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）	30年
		⑺鉴定证书	永久
		⑻推广应用意见	30年
		⑼课题工作总结	30年
		科研申报奖励阶段：
		⑴科研成果登记表	永久
		⑵科研成果报告表	永久
		⑶科研成果奖励申报与审批材料	永久
		⑷科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件	永久
		⑸专利申请书或证书原件或影印件	永久
		科研推广应用阶段：
		⑴转让合同、协议书	永久
		⑵生产定型鉴定材料	永久
		⑶成果被引用或投产后反馈意见	10年
		⑷推广应用方案及实施情况	30年
		⑸扩大试生产的设计文件、工艺文件	30年
		⑹成果宣传报道材料	10年
		⑺对外学术交流材料	30年
		取得负结果或因故中断重要课题的科研文件材料	30年
	18	科学技术成果登记表	30年
	19	成果鉴定书或评审意见	30年
	20	成果鉴定会材料、评议记录	30年
	21	获奖材料、专利材料	30年
	22	论文、专著及学术活动材料	30年
	23	成果转让合同及经济效益证明等推广应用材料	30年
08014 外事	24	本校召开的国际会议材料	30年
		（1）会议筹备阶段材料：邀请函、会议通知、宣传材料	30年
		（2）会议进行阶段材料：代表证、代表签到表、会议议程、会议简讯、会议论文等	30年
		（3）其他材料：贵宾简介、合影相片、会议录音、会议视频等	永久
	25	本校完成的国际合作项目、成果等材料	永久
	26	合作项目中国外单位完成项目、成果等材料	30年
	27	在国外核心期刊上发表的学术论文	30年
11012 声像	28	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
14.学生部/武装部—学生工作
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
01017 学生工作	1	上级关于学生工作的文件	30年或10年
	2	学生工作规章制度	30年
	3	学生工作计划、报告、决定、总结、重要统计、大事记	永久
	4	学生政治思想典型调查和统计材料	30年
	5	学生政治工作队伍的选拔、管理文件	30年
	6	院学生政治工作人员名单	30年
	7	少数民族学生工作材料：计划与总结、会议记录、重要统计、大事记等	30年
	7	学生工作简报	10年
	8	上级、本校关于助学贷款、勤工助学工作的文件材料	30年
	9	奖学金、助学金评定办法	30年
	10	国家助学贷款、借款学生名册、借款毕业生通讯地址	10年
	11	各类奖、助学金学生名册	30年
	12	补助学生名册	10年
	13	贷款学生还款情况	10年
	14	省级以上奖励各类学生的文件及上报材料	30年
	15	学校奖励各类学生的文件及名册	30年
	16	各类奖学金评审材料及获奖学生名册	30年
	17	学生违纪处分决定	30年
	18	关于解除学生违纪处分的决定	30年
	19	上级关于毕业生就业工作的文件材料	30年
	20	大学生就业工作规章制度	30年
	21	毕业生就业工作的决定、报告、总结、重要统计报表	30年
	22	毕业生就业情况名册	永久
	23	就业报到证存根领取签收册	30年
	24	毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料	30年
	25	创业园材料	30年
	26	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
15.学生部/武装部—武装工作
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02014 武装	1	上级有关武装、征兵、双拥工作的文件	30年或10年
	2	武装部工作规章制度	30年
	3	武装部工作计划、总结、决定、报告、调查材料、重要统计、大事记	永久
	4	武装部召开的重要会议记录、纪要	30年
	5	复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表	30年
	6	征兵入伍名单	永久
	7	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
03111 军训	1	上级有关军训工作的文件	30年或10年
	2	军训工作的规定、计划、大纲、总结、成绩评分办法	30年
	3	军事课教学计划、总结	30年
	4	《军训快讯》等印刷品	30年
	5	自编军事课讲义或有特色的讲稿	30年
16.国际交流与合作部
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
08011 外事综合	1	上级关于外事工作的文件材料	30年或10年
	2	本校外事工作规章制度	30年
	3	外事工作年度工作计划、总结、统计报表、大事记	永久
	4	外事工作的请示、批复、报告等文件材料	30年
	5	外事工作会议材料、简报	30年
	6	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
08012 出国（境）	1	上级关于出国人员的有关文件材料	30年
	2	参加国际学术会议的申请、批复及论文	30年
	3	出国（境）人员考察访问材料及考察报告	30年
	4	出国（境）人员学术交流（讲学、研究、交流）的有关材料	30年
	5	出国（境）进修、留学的材料：材料
		（1）上级有关出国（境）进修、学习的文件	30年
		（2）出国（境）进修、学习取得学位及研究成果及证书复印件	30年
		（3）出国（境）进修、留学人员名单、批件	30年
		（4）出国（境）参加国际比赛、竞赛材料	30年
08013 来校	1	学校邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件：
		（1）学校邀请外国专家来校讲学、访问、学术交流的报告、批复及有关材料	30年
		（2）学校聘任外籍教师、专家来校工作的报告、批复及有关材料	30年
		（3）其他方面的文件材料	30年
	2	外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料	30年
	3	学校邀请、聘任外籍人员名单（附简历）、签订的合同、协议书	永久
	4	外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的名单、简历等材料	30年
	5	来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料	30年
	6	授予外籍人员荣誉的有关材料	永久
	7	双方互赠的礼品、纪念品及清单	30年
08014 国际合作与协议	1	中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录等材料	永久
	2	本校完成的国际合作项目、成果等材料	永久
	3	合作项目中国外单位完成项目、成果等材料	30年
	4	本校承办的国际会议的有关材料	30年
17.人力资源部
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02012 人事	1	上级机关有关人事工作的文件
		（1）针对本校的	永久或30年
		（2）专指高校的	30年或10年
	2	本校人事工作的规章制度	永久
	3	本校人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录	永久
	4	关于机构、编制的规划、计划、报告及上级批复	永久
	5	关于校内机构设置、变动的文件材料（校红头文件）	永久
	6	人事处权限内的干部任免文件及名册（校红头文件）	永久
	7	先进集体、先进教职工的材料	永久
	8	享受政府特殊津贴人员名单及材料	永久
	9	处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料	永久或30年
	10	教职工动态月报	30年
	11	师资培养、管理工作计划、规定、总结	永久
	12	教师进修计划、安排、总结	30年
	13	教师工作量的规定及执行情况	30年
	14	教师业务考核材料	永久
	15	教职工年度考核材料	永久
	16	人事工作各类统计报表、大事记	永久
	17	教职工名册登记表	永久
	18	教研室、研究室正副主任名册	永久
	19	教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类归档，附审批表）	永久
	20	聘请兼职、名誉教授材料	30年
	21	教职工工资调整材料、名册	永久
	22	教职工转正、定级、聘干材料	永久
	23	教职工校内调动材料	30年
	24	教职工录用、聘用、调入的有关材料	30年
	25	教职工调出的有关材料	30年
	26	教职工援外和支援边远地区的有关材料	10年
	27	教职工退职、离职、留职停薪和出国的有关材料	永久
	28	教职工复职、除名的处理材料	30年
	29	教职工离、退休及有关荣誉证书授予工作的材料	30年
	30	离退休教职工返聘材料	30年
	31	教职工商调函件	30年
	32	使用临时工有关材料	30年
	33	人民来信来访材料	30年
	34	以校人事字文号编制发布的文件	永久或30年
	35	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
18.计划财务部
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
09111 财会综合	1	上级有关财务管理工作的文件材料	30年或10年
	2	学校财务管理的规章制度	30年
	3	财务工作计划、总结、请示、批复等文件	30年
	4	学校基金管理工作文件	10年
	5	学校有关财务管理方面的其他文件材料	10年
	6	会计移交清册	30年
	7	财会档案移交保管清册	永久
	8	财务工作重要会议记录	30年
	9	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
09112 报表	1	年度决算统计报表（含说明文字）	永久
	2	建设银行基金拨贷款年报（决算）	永久
	3	年度预算报表	30年
	4	年度以上规划表、分配计划、测算表	30年
	5	年度以上各种统计报表（含工资报表）	30年
	6	月、季各种计划、统计报表	10年
09113 帐簿	1	涉及外事会计帐	永久
	2	总帐	30年
	3	预算内帐簿（含明细帐、分户式登记帐）	30年
	4	预算外帐簿（含明细帐、分户式登记帐）	30年
	5	学校专项基金帐簿	10年
	6	日记帐	10年
	6	其中：现金、银行日记帐	25年
	7	固定资产明细帐	10年	固定资产报废清理后保管5年
09114 凭证	1	涉及外事会计凭证	永久
	2	各收入机关编送的报表	10年
	3	预算内各种原始凭证、记收帐凭证	15年
	4	预算外各种原始凭证、记帐帐单	15年
	5	会计拨款凭证及其他会计凭证	永久
	6	银行存款余额调节表	10年
	7	学校基金各种原始凭证、记帐凭证	10年
	8	银行对外帐单	10年
	9	涉及债权、债务及未清理完毕的凭证	30年
09115 工资清册	1	工资发放名册	永久
	2	工资转移、证明、通知存根	30年
	3	各种奖金、奖学金、贷学金、助学金名册等	10年
19.招投标管理中心
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02017 招投标	1	上级有关招投标的文件材料：
		（1）普发性文件；	10年
		（2）针对我校的文件。	30年
	2	招投标管理中心有关招投标的规章制度、计划总结、年度大事记、办公会议记录纪要。	30年
	3	以招投标管理中心为名制发的红头文件、简报、月报。	30年
	4	招投标管理中心主办、承办的大型会议材料：会议通知、邀请函、议程、通报、发言稿、简讯、会议文集等。	30年
	5	中标材料：招标文件、招标公告、报名表、投标一览表、保证金、评委表、报价记录表、评委评分表、会议记录表、中标通知书、投标文件中标的正本、光盘。	30年
	6	评定分离材料：评定分离定标记录表、评定分离定标报告、评定分离抽取专家表、评标报告、定标公告等。	30年
	7	其他有保存价值的有关招投标的材料，包括声像等。	永久或30年
20.实验室与国有资产管理部
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
06011 设备综合	1	上级有关仪器、设备管理的文件	30年或10年
	2	本校仪器、设备管理的规章制度	30年
	3	设备工作计划、报告、总结、调查材料	30年
	4	仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案	30年
	5	仪器、设备移交清册及报废、调拨报告和批复	30年
	6	仪器、设备业务工作的综合性统计材料	永久
	7	国（境）外赠送的设备及引进大型设备的报告、批复、清单	30年
	8	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
06012 仪器设备项目（10万元以上）	1	仪器、设备申购报告、计划、论证材料（论证会文件、记录等）	与设备共存
	2	上级或主管领导的批复和准购批示
	3	采购申报材料
	4	招投标及评标文件
	5	中标通知书、中标合同
	6	招标结果确认申请表
	7	开箱记录及装箱单
	8	安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单
	9	验收报告及有关材料
	10	索赔来往函件及结果文件
	11	重大事故的调查分析及处理意见
	12	设备说明书等全套随机文件材料
	13	维修申请报告、检查报告及验收报告
	14	设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料
06013 自行采购设备项目（10万元以下）	1	上级关于设备自行采购的批复	与设备共存
	2	成交确认书
	3	定购合同、验收报告
	4	自行采购的其他文件材料：初选说明书、成交项目变更书、供应商资质证明材料等
	5	进口设备外贸批文
	6	网上竞价采购记录的备份（电子文档）
	7	违规记录及处理结果
06014 特殊采购项目	1	采购申请及相关文件材料	与采购项目共存
	2	上级对特殊项目采购的批复
	3	招投标及评标文件
	4	中标通知书、中标合同
	5	重大违规记录及处理结果
	6	评标专家履历表、供应商履约调查表等
03112 学科与实验室建设	1	上级关于实验室建设的文件材料	30年或10年
	2	实验室建设发展计划、报告、统计报表、总结材料	永久
	3	教学实验中心（室）、重点实验室、素质测试中心的绩效考评	30年
	4	实验室资源与教学管理平台、固定资产管理系统的备份数据	30年
	5	实验室、危险品仓库管理等相关材料	30年
21.审计室
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02013 审计	1	上级关于审计工作的文件	30年或10年
	2	本校审计工作规章制度	30年
	3	审计工作计划、报告、决定、总结	30年
	4	审计工作统计年报及重要报表	30年
	5	审计结论性文件：审计报告、审定审计报告的会议纪要、审计报告征求意见书、复核意见书、审计意见书、审计决定书、审计建议书、移交处理书、审计处罚决定书、审计听证告知书、审计文书送达回证	30年
	6	审计证明性文件材料：审计证据（含承诺书）、审计工作底稿	30年
	7	审计立项性文件材料：审计通知书、审计任务书、审计实施方案	30年
	8	审计培训及审计会议材料	30年
	9	其他备查文件材料	30年
	10	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
22.后勤部
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02015 总务	1	上级关于后勤管理工作的文件
		（1）针对本校的	30年或10年
		（2）专指高校的	10年
	2	后勤管理工作规章制度（含各中心）	30年
	3	后勤管理工作计划、报告、决定、总结	30年
	4	后勤工作重要会议记录、纪要、大事记	30年
	5	后勤工作的各类统计报表	30年
	6	后勤处任免下属单位干部的通知	30年
	7	房屋管理、调配使用、转移等方面的规定、总结	30年
	8	校内房产及水、电等管网维修、改造的计划、报告、批复、图纸等材料	永久
	9	有关土地、房产纠纷的来往文书及处理结果	永久
	10	防震、防风、三废治理工作的文件材料	30年
	11	教职工住房产权管理工作的文件材料（含学校与个人签订的购房合同、协议及发放房产证的存根）	永久
	12	车辆工作的有关文件材料	30年
	13	校园绿化、爱国卫生工作的有关文件材料	30年
	14	伙食工作的有关材料	30年
	15	校园管理工作的有关文件材料	30年
	16	师生员工健康状况调查材料及统计表	30年
	17	固定资产登记表、清册、统计年报表（仓库库存、固定资产、清仓查库材料）	30年
	18	后勤处与校外单位签订的合同、协议	30年
	19	后勤处与下属单位签订的协议	30年
	20	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
23.基建部
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
05011 基建综合	1	上级有关基建工作的文件	30年或10年
	2	本校基建工作规章制度	30年
	3	基建工作计划、总结、简报、会议记录、大事记	永久
	4	校园建设总体规划图及各专业规划系统图及说明	永久
	5	有关基建扩建、维修、加固各类用房的报告、批复及附图	永久
	6	基建工程统计表及财务预、决算表	30年	在财务
	7	基建工程投资计划表、基建工作年度统计报表	永久
	8	学校征地范围总体地质勘察、工程测量、勘探材料	永久
	9	征地批准文件、签订的合同、协议书及土地证书、红线图、拆迁补偿协议、用地规划许可证	永久
	10	本校关于地界变化、交换、转让、租用的报告、批复及附图	永久
	11	产权证书	永久
	12	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料（见基建类《声像载体档案归档范围和保管期限表》）	永久或30年
05012 基建项目	1	基建项目可行性研究材料：
		（1）项目建议书及上级批复	永久
		（2）可行性研究报告	永久
		（3）项目评估	永久
		（4）环境预测、调查报告	永久
		（5）设计任务书及计划任务书	永久
	2	基建项目设计基础材料：
		（1）工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明	永久
		（2）地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录	永久
		（3）水文、气象、地震等其他设计基础材料	永久
	3	基建项目设计文件材料：
		（1）初步设计	永久
		（2）技术设计	永久
		（3）施工图设计及审图意见	10年
		（4）技术秘密材料、专利文件	永久
		（5）设计计算书	30年
		（6）关键技术实验	永久
		（7）设计评价、鉴定及审批	30年
	4	基建项目工程材料：
		（1）建筑工程规划许可证（原文字与JJ11第9条重复）	永久
		（2）承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件	永久
		（3）施工许可证	永久
		（4）消防、卫生等条件、水、电、气供应协议书	永久
	5	基建项目施工材料之一：土地施工文件
		（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要	10年
		（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺	30年
		（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定	30年
		（4）建筑材料实验报告	30年
		（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批	永久
		（6）土建施工定位测量地质勘察	永久
		（7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图	永久
		（8）隐蔽工程验收记录	永久
		（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告	永久
		（10）分项、分单位工程抽量检查、评定	30年
		（11）交工验收记录证明	30年
	6	基建项目施工材料之二：设备及管线安装施工文件
		（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要	10年
		（2）设计变更、现场签证、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批	30年
		（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录	30年
		（4）隐蔽工程检查验收记录	30年
		（5）强度、密闭性试验报告	30年
		（6）设备调试记录	10年
		（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告	30年
		（8）系统调试、实验记录	30年
		（9）管线清洗、通水、清毒记录	10年
		（10）管线标高位置、坡度测量记录	30年
		（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定	30年
		（12）竣工报告、竣工验收报告	30年
	7	基建项目施工材料之三：电气、仪表安装施工文件
		（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要	10年
		（2）设计变更、工程更改洽商单、材料零部件、设备代用审批	30年
		（3）调试、整定记录	30年
		（4）性能测试和校核	30年
		（5）施工安装记录、质量检查评定，事故处理报告	30年
		（6）操作、联动试验	10年
		（7）电气装置交接记录	10年
		（8）中间交工验收记录、工程质量评定	30年
		（9）竣工报告、竣工验收报告	30年
	8	基建项目竣工与验收材料：
		（1）竣工验收报告	永久
		（2）全部竣工图纸	永久
		（3）质量评审材料	永久
		（4）工程现场声像材料	永久
		（5）竣工验收会议决议文件	永久
9	主要材料消耗、器材管理	10年
10	交付使用的固定资产	永久
11	基建财务管理材料：
	（1）财务计划、年度计划	10年
	（2）工程概算、预算、决算	永久
24.安全保卫部
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02014 保卫	1	上级有关治安保卫工作的文件	30年或10年
	2	本校治安保卫工作规章制度	30年
	3	本校治安保卫工作计划、总结、报告、决定、调查材料、重要统计、大事记	永久
	4	保卫处召开的重要会议记录、纪要	30年
	5	本校教职工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书	30年
	6	本校教职工案件的平反、复查处理结论及上级的批复	30年
	7	要害部门的保卫、消防工作	30年
	8	保卫工作简报	30年
	9	治安、消防等业务工作情况检查材料	30年
	10	社会治安、综合治理材料	30年
	11	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
25.离退休办/党委
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02012 人事	1	上级关于离退休职工管理工作的文件	30年
	2	本校离退休职工管理工作规章制度	30年
	3	本校离退休职工管理工作计划、决定、总结、重要会议记录、纪要、大事记、重要统计	永久
	4	离退休职工管理工作情况调查	30年
	5	离退休人员名册	30年
	6	离退休人员故去材料：悼词、原单位、生平简介	30年
	7	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
26.校友联络部
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02011 行政综合	1	上级有关高校校友会工作的文件
		（1）针对本校的	永久或30年
		（2）专指高校的	30年或10年
	2	校友工作规章制度	30年
	3	校友工作计划、报告、总结、调查材料、重要通知、重要统计、大事记	永久
	4	校友联络部会议记录、纪要	30年
	5	上级领导视察校友联络部时的题词、讲话、记录、声像材料等	永久
	6	校友联络部举办各种活动的材料	30年
	7	历届校友名录（在校时间、院系、专业、籍贯、现工作单位）	永久
	8	校友跟踪调查及信息反馈材料	30年
	9	杰出校友材料（杰出事迹、照片）	永久
	10	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
27.督导室
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02011　　行政综合	1	督导室规章制度、工作计划、工作总结	30年
	2	督导室会议材料：请示、批复；会议记录、大事记	30年
	3	督导室督导工作材料：调查、汇报、报告、处理意见	30年
	4	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年

28.西丽校区管理办公室
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
	1	办公室规章制度、工作计划、工作总结	30年
	2	办公室会议材料：请示、批复；会议记录、大事记	30年
	3	以西丽校区管理办公室名义制发的红头文件	30年
	4	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
29.研究生院
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02011 行政综合	1	上级有关研究生院行政管理的来文	30年
	2	行政管理方面的工作计划、规划、总结、报告、请示与批复、规章制度	30年
	3	研究生院行政（及校友会）会议记录、纪要、大事记	30年
	4	以学院文号编制发布的文件	30年
03211 教学综合	1	上级关于研究生教学工作的文件
		（1）针对本校的	永久或30年
		（2）专指高校的	30年或10年
	2	研究生工作的计划、决定、报告、总结	永久
	3	研究生教学改革、培养目标、培养规划、学制等方面的指示、规定、办法	永久
	4	研究生教学规划、实施计划，有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、大事记	永久
	5	研究生教学检查、评估和各级各类优秀教学质量评奖材料	30年
	6	研究生工作的统计材料	永久
	7	研究生工作会议的文件材料	30年
	8	委培、代培研究生的协议书、合同	30年
	9	研究生联合办学的协议书及上级批复	永久
	10	迎新材料	30年
	11	教学信息、简报	10年
	12	研究生导师名册	30年
	13	非学历教育的研究生课程班、培训班、进修班的文件材料（含教学计划、课程表、学生名册、成绩单、结业证书等）	30年
	14	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
03212 学科与实验室建设	1	上级关于学科、专业设置及实验室建设的文件材料	30年
	2	学科、专业、实验室建设论证、评估、申报、审批材料	永久
	3	重点学科、专业、实验室建设材料	永久
	4	学科、专业、实验室建设计划、简报、总结	30年
	5	学科、专业、实验室建设统计报表	永久
03214 学籍	1	研究生新生名册、在校研究生名册	永久
	2	研究生学籍卡、成绩表	永久
	3	研究生学籍变更材料	30年
	4	研究生人数统计材料、奖惩材料、奖助学金材料、	永久
	5	毕业证书、学位证书发放验印名册	永久
	6	非学历教育的培训班、进修班、课程班材料	30年
	7	研究生课程班、进修班成绩表	30年
	8	研究生课程班、进修班结业证书名册及发放证书样本（影印件）	30年
	9	省市级以上奖励各类研究生的文件及上报材料、获奖证书	30年
03215 课堂教学	1	各专业研究生培养方案、教学大纲、教学计划	永久
	2	课程简介、课程表	30年
	3	各专业课程试题库	30年
	4	课堂教学评估材料、教学信息反馈表汇总、教学经验总结交流材料	30年
	5	考试质量分析表	30年
	6	学生参加各类专业竞赛情况总结、奖状	30年
03216 学位	1	上级有关学位工作的文件材料	30年
	2	学位委员会会议记录、决定	30年
	3	学位委员会授予各层次学位清册	永久
	4	学位论文及评审、答辩材料	30年
	5	博士、硕士学位获得者名册	永久
03217 毕业	1	毕业研究生名册	永久
	2	毕业证、学位证书样本（复印件）	30年
	3	毕业生工作计划、总结、简报	30年
	4	毕业典礼材料	10年
	5	毕业研究生就业情况表	永久
	6	毕业研究生质量跟踪调查及信息反馈材料	30年
	7	毕业研究生就业情况工作总结	30年
03218 教材	1	自编、主编教材及目录	30年
	2	各专业使用教材目录	30年
	3	自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集	30年
	4	其他有保存价值的自编参考材料（含声像材料）	10年
	5	各级获奖教材、目录及评选材料	30年
	6	优秀多媒体教学软件	30年
30.全校各学院
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02011 行政综合	1	上级有关本学院行政管理的来文	30年
	2	本学院行政管理方面的工作计划、规划、总结、报告、请示与批复、规章制度	30年
	3	本学院行政（及校友会）会议记录、纪要、大事记	30年
	4	以学院文号编制发布的文件	30年
02012 人事	1	教职工个人档案：含个人简历、发表的论文、专著、科研项目的批文、鉴定证书（结题报告）、获奖证书复印件、其他获奖证书复印件	30年	本单位存
02012 人事	1	教职工个人档案：含个人简历、发表的论文、专著、科研项目的批文、鉴定证书（结题报告）、获奖证书复印件、其他获奖证书复印件	30年	本单位存
03111 教学综合	1	上级有关本学院教学工作的文件	永久或30年
	2	本学院教学管理方面的工作计划、规划、总结、报告、请示与批复、规章制度	30年
	3	与外单位签订的合同、协议及协作材料	30年
	4	本学院统计年报及重要资料	30年
	5	教师业务考核材料	30年
	6	本专科联合办学的协议书及上级批复	永久
	7	迎新材料	30年
	8	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
03114 学籍管理	1	本、专科生、研究生个人学习成绩表	永久	本单位存
	2	省市级以上奖励各类学生的文件及上报材料、获奖证书	30年
	3	学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）	30年
03115 课程教学与教学实践	1	本、专科、研究生各专业期末考试试题目录及试题库（样张）（按专业、按届组卷）	30年	本单位存
	2	课堂教学材料、课程进度表	10年	本单位存
	3	本、专科、研究生各专业学期开课表、教学任务书、教师任课安排、教案	30年	本单位存
		典型教案	30年	本单位存
	4	优秀实习报告	10年	本单位存
	5	本单位教学检查、调查材料及总结	10年	本单位存
	6	教师工作量核算、登记材料	10年	本单位存
03116 学位	1	本科生毕业论文及评审意见	30年	本单位存
03116 学位	2	本校本科生优秀毕业设计（论文）及学士学位答辩材料	30年	本单位存
03118 教材	1	自编、主编教材	30年
04011 科研	1	院、部、所、中心开展各种学术活动的文件材料（含声像材料）	30年
31.国际交流与合作部
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02011 行政综合	1	上级有关本学院行政管理的来文	30年
	2	本学院行政管理方面的工作计划、规划、总结、报告、请示与批复、规章制度	30年
	3	本学院行政（及校友会）会议记录、纪要、大事记	30年
	4	以学院文号编制发布的文件	30年
08015 留学生工作	1	上级关于留学生工作的文件材料
		（1）针对本校的	永久或30年	含学历和非学历生
		（2）专指高校的	30年或10年	含学历和非学历生
	2	留学生工作规章制度	30年
	3	留学生工作计划、总结、调查报告	永久
	4	留学生工作会议记录	30年
	5	留学生工作各类统计报表、大事记	永久
	6	留学生工作简报	10年
	7	留学生工作的通知、请示、报告、批复	30年
	8	留学生录取审批材料	永久
	9	留学生学籍表（卡）及成绩表（中、英文）	永久
	10	留学生教学计划、大纲及有关教学安排的材料	30年
	11	留学生学籍变更材料	30年
	12	留学生奖惩材料	30年
	13	留学生毕业证、结业、学位证书发放清册及证书样本	30年
	14	留学生学位论文及学位证书复印件	永久
	15	留学生名册	永久
	16	留学生去向及有关材料	30年
	17	留学生联合办学材料	30年
	18	留学生毕业集体照（背面注明学生姓名）	永久
	19	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
32.继续教育学院
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02011 行政综合	1	上级有关本学院行政管理的来文	30年
	2	本学院行政管理方面的工作计划、规划、总结、报告、请示与批复、规章制度	30年
	3	本学院行政（及校友会）会议记录、纪要、大事记	30年
	4	以学院文号编制发布的文件	30年
03411 教学综合	1	上级有关成人教育工作的文件	30年或10年
	2	本校有关成人教育的规章制度	30年
	3	本院工作计划、总结、统计报表、大事记	永久
	4	本院教学规划、实施计划，会议记录、调研报告	永久
	5	本院教学检查、评估的通知、自评报告、评估结论	永久或30年
	6	成教联合办学、非学历教育的培训班、进修班材料	30年
	7	本院与外单位签订的各种合同、协议	30年
	8	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
03412 学科建设	1	有关专业设置、专业调整的请示、报告及批复	永久或30年
	1	有关专业设置、专业调整的请示、报告及批复	永久或30年
	2	实验室建设计划、总结、统计报表	永久或30年
03413 招生	1	上级、本校关于成人教育招生工作的计划、规定、报告、批复及有关文件材料	30年
	2	招生宣传材料、招生简章、招生工作总结	30年
	3	各类新生（学历、非学历）的录取名册、注册名单	30年
03414 学籍	1	学生(大专、本科)学籍卡、成绩单	永久
	2	学生学籍变更材料	30年
	3	学生奖惩材料	30年
	4	毕业证书发放验印名册	永久
03415 课堂教学	1	各专业教学计划、教学大纲	30年
	2	课程表	10年	存学院
	3	各专业课程试题库及目录	30年
	4	课程结业考试样卷	30年
03416 学位	1	本院本科生优秀学士学位论文、学位证书名册、学位证书样本（影印件）	30年
03416 学位	2	审核发放毕业证书、学位证书名册	永久
03417 毕业	1	毕业生名单、毕业证书签领册	永久
03417 毕业	2	毕业生质量跟踪调查及信息反馈材料	30年
11012 声像	1	毕业班照片（附对应姓名）	永久
11012 声像	2	本院重要活动照片及文字说明	30年
33.体育部
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02011 行政综合	1	上级有关体育工作的文件	30年
	2	体育部统计年报及重要资料	30年
	3	体育部重要会议记录、纪要、大事记	30年
	4	以体育部文号编制发布的文件	30年
	5	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
03111 教学综合	1	体育部工作规章制度	30年
	2	体育部工作计划、总结、请示与批复	30年
	3	学生各项体育成绩统计	30年
	4	学生在各种体育竞赛中获得的奖励及奖励证书（验原件留存复印件）	30年
	5	学校运动会材料
		（1）关于举办运动会的请示、批复、通知	30年
		（2）运动会日程安排及参赛名单	30年
		（3）比赛成绩	永久
		（4）运动会简讯	永久
		（5）运动会照片、视频材料	永久
	6	学校承办的大型运动会材料
		（1）与本大型运动会有关的文件	30年
		（2）运动会日程安排及参赛名单	30年
		（3）比赛成绩	永久或30年
		（4）运动会简讯	永久或30年
		（5）运动会照片、视频材料	永久或30年
34.图书馆
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02016 图书	1	上级有关图书工作的文件	30年
	2	图书馆工作规章制度	30年
	3	图书馆工作计划、报告、决定、总结	30年
	4	图书概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报	永久
	5	购书清册、图书报废注销清册	30年
	6	图书馆与国内外单位友好交往互赠珍贵书刊清册	30年
	7	图书馆与校外单位签订的有关合同协议	30年
	8	图书馆工作重要会议记录、纪要、大事记	30年
	9	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
35.信息中心
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02011 行政综合	1	上级有关教育技术与信息工作的文件	30年
	2	中心工作规章制度	30年
	3	中心工作计划、总结、请示与批复	30年
	4	中心与外单位签订的合同、协议及协作材料	30年
	5	中心统计年报及重要资料	30年
	6	中心开展各种学术活动的文件资料	30年
	7	中心重要会议记录、纪要	30年
	8	以中心文号编制发布的文件	30年
	9	其他有保存价值的文件材料	永久或30年
02012 人事	1	教职工个人档案：含个人简历、发表的论文、专著、科研项目的批文、鉴定证书（结题报告）、获奖证书复印件、其他获奖证书复印件	30年	本单位存
02012 人事	1	教职工个人档案：含个人简历、发表的论文、专著、科研项目的批文、鉴定证书（结题报告）、获奖证书复印件、其他获奖证书复印件	30年	本单位存
03111 教学综合	1	各类培训班、进修班、专业证书班的计划、办班审批表、学员名册、成绩单及发放结业证书审批表（大专水准以上移交综合档案室，其余单位存）	30年


11012 声像	1	毕业班集体照（附对应姓名）	永久
	2	本单位教学、科研等重要活动的照片及说明	30年
	3	承担的学校各项重大活动的录像、录音材料	永久
	4	拍摄的各种纪录片	永久
36.资产经营公司
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02015 总务	1	上级关于资产经营工作的文件
		（1）针对本校的	30年或10年
		（2）专指高校的	10年
	2	资产经营公司规章制度	30年
	3	资产经营公司工作计划、报告、决定、总结	30年
	4	资产经营公司重要会议记录、纪要、大事记	30年
	5	资产经营公司工作的各类统计报表	30年
	6	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
37.总医院
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
02011 行政综合	1	上级关于医院工作的文件
		（1）针对本校的	30年或10年
		（2）专指医院的	10年
	2	总医院规章制度	30年
	3	总医院工作计划、报告、决定、总结	30年
	4	总医院重要会议记录、纪要、大事记	30年
	5	总医院的各类统计报表	30年
	6	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
02012 人事	1	总医院职工个人档案：含个人简历、发表的论文、专著、科研项目的批文、鉴定证书（结题报告）、获奖证书复印件、其他获奖证书复印件	永久或31年
02012 人事	1		永久或31年
38.师范学院
分类号	序号	归档范围	保管期限	备注
03311 教学综合	1	上级有关本专科教学工作的文件材料
		（1）针对本院的	永久或30年
		（2）专指高校的	30年或10年
	2	本院关于教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法	永久
	3	学校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、总结、简报、大事记、学生手册	永久
	4	教学检查、评估的文件材料	永久
	5	教学检查、评估的结论	永久
	6	各级各类优秀教学质量评奖材料	30年	市级以上获奖证书
	7	本院教学研究基金项目清单及批复	30年
	8	本院教学工作会议的文件材料	30年
	9	教学工作的各种统计报表	永久
	10	有关大专以上非学历教育的文件材料（含旁听生、进修生名册、成绩单、结业证书等）	30年
	11	以教务处文号编制发布的文件	永久或30年
	12	其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料	永久或30年
03312 学科与实验室建设	1	上级关于学科、专业设置及实验室建设的文件材料	30年
	2	学科、专业、课程、实验室建设论证、评估、申报、审批材料	永久
	3	重点学科、专业、实验室建设材料	永久
	4	学科、专业、课程、实验室建设计划、简报、总结	30年
	5	学科、专业、课程建设统计报表	永久
03313 招生	1	上级关于招生工作的文件	30年
	2	本院招生计划、规定、生源计划及上级批复	30年
	3	新生录取材料及新生名单	30年
	4	联合办学、委培、代培、自费生计划、合同及名单	30年
	5	招生宣传材料、招生简章、专业介绍、招生工作总结及统计报表	30年
	6	本、专科插班生录取名册	永久
	7	其他有保存价值的材料	30年或10年
03314 学籍管理	1	新生入学登记表、学籍卡、新生名册	永久
	2	学生成绩总册	永久
	3	在校学生名册	永久
	4	学生学籍变更材料（留级、休学、复学、转学、退学、转院）	永久
	5	学生人数统计材料	永久
	6	学校奖惩各类学生的文件及名单	30年
	7	省市级以上奖励各类学生的文件及上报材料、获奖证书	30年
	8	学生参加省市级以上体育竞赛获奖材料（表彰决定、奖状、奖杯）	30年
	9	取得毕业资格学生电子注册名单（光盘）	30年
	10	毕业证、学位证发放签名册	永久
	11	本、专科毕业生个人学习成绩表	永久
03315 课堂教学与教学实践	1	本、专科各专业教学计划、教学大纲、实习大纲	永久
	2	校历表、课程表	30年
	3	教学实习计划、总结及优秀实习生评奖材料	30年
	4	校外实习基地协议书	30年
	5	公选课开课情况	30年
	6	大学英语四、六级考试情况统计（参考人数、通过人数、分数段人数）	30年
	7	课堂教学评估材料、教学信息反馈表汇总、教学经验总结交流材料	30年
	8	考试质量分析表	30年
	9	学生参加各类专业竞赛情况统计报表（姓名、学院、专业、参赛项目、获奖等级）	30年
	10	教学研究开题报告、任务书、合同书、执行情况、研究报告、成果鉴定、获奖证书	30年
	11	三号艺栈工作材料：规章制度、工作计划与总结；会议记录、请示、批复、报告等	30年
03316 学位	1	上级有关学位工作的文件	永久或30年
	2	本院学位评定条例、办法及计划、总结	30年
	3	学位委员会会议记录、决定	30年
	4	学位委员会授予学位清册（含继续教育学院）	永久
	5	学士学位签名册	永久
03317 毕业	1	本、专科毕业生名册	永久
	2	毕业证、学位证书样本（复印件）	30年
	3	毕业生工作计划、总结、简报	30年
03318 教材	1	本院自编、主编教材及目录	30年
	2	各专业使用教材目录	30年
	3	自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集	30年
	4	各级获奖教材及目录	永久
11012 声像	1	有关教学重要活动的照片及材料	30年
11012 声像	2	获奖的多媒体教学软件及材料	30年

声像载体类档案归档范围和保管期限表
党群行政类
序号	归档范围	保管期限	备注
1	党和国家领导人以及知名人士来校视察、参观、访问等声像材料	永久
2	省、市领导以及教育系统厅、局领导来校视察、参观、访问等声像材料	永久
3	反映学校主要党政领导任职期间重要活动的工作照和声像材料	永久
4	本院召开的重要会议（党代会、教代会、工代会、妇代会、团代会、学代会、各类先进表彰会及其他党政会议）形成的声像材料	永久
5	校庆和其他重要纪念活动中形成的声像材料	永久
6	省级以上代表团、慰问团、兄弟院校代表团来校活动的声像材料	永久
7	学校新闻类声像材料	永久
8	各民主党派重大活动的声像材料	永久
9	校友、校友会举行重要活动的声像材料	永久
10	学校党委书记、校长的标准照、工作照等声像材料	永久
11	烈士声像材料	永久
12	全国及省级以上劳动模范获得的荣誉证书、奖章和工作照等声像材料	永久
13	其他反映党政活动的声像材料	永久
教学类
序号	归档范围	保管期限	备注
1	历届各类学生毕业集体照（背面注明学生姓名）、学士、硕士、博士学位服照	永久
2	反映著名专家、教授、优秀教师教学活动的声像材料	永久
3	有关重点学科与重点实验室建设的声像材料	永久
4	本院教师编制的声像教学材料	30年
5	国内外有影响的科学家、教授、专家等来校访问、讲学等活动的声像材料	永久
6	我校授予校外人员名誉、兼职教授的声像材料	永久
7	开学典礼、毕业典礼的声像材料	永久
8	学生社会实践、社会调查、论文答辩、实习操作以及有重要意义的生活、学习活动的声像材料	永久
9	学生参加校级以上各种竞赛活动的声像材料	永久
10	学校运动会及破纪录等场面的声像材料	永久
11	校运动队参加国内外运动会竞赛、合影、获奖的声像材料	永久
12	全校性文艺汇演、比赛、表演等的声像材料	永久
13	参加市级以上文艺汇演、兄弟院校来校表演、比赛等的声像材料	永久
14	博士生导师的标准照、工作照等声像材料	永久
15	教师获优秀教学奖的有关声像材料	永久
16	其他反映教学重要活动的声像材料	永久
科研类
序号	归档范围	保管期限	备注
1	荣获国家、部、省、市级奖励科研项目的声像材料	永久
2	重要学术活动、科研成果颁奖仪式的声像材料	永久
3	重点、大型科研课题评审鉴定会的声像材料	30年
4	获奖科研成果样品的声像材料	30年
5	反映学校学术水平的各种科研成果及样品的声像材料	永久
6	反映学术造诣较深的教授、专家科研活动的声像材料	永久
7	本院组织召开的重要学术活动、学术会议的声像材料	永久
8	其他反映科研重要活动的声像材料	永久
基建类
序号	归档范围	保管期限	备注
1	反映学校校景的声像材料	永久
2	学校拆迁前旧建筑物的声像材料	永久
3	重大基建项目竣工典礼的声像材料	永久
产品生产类
序号	归档范围	保管期限	备注
1	获国家部委、省、市级奖励的产品或明、优、特、产品的声像材料	永久
2	重要产品样品的声像材料	永久
外事类
序号	归档范围	保管期限	备注
1	外国及港澳台知名人士、学者、各种代表团来校参观访问的声像材料	永久
2	外国留学生毕业集体照	永久
3	外国留学生、外籍专家、教授在学校学习、工作、生活等情况的声像材料	永久
4	学校参加国际比赛、竞赛的声像材料	永久
5	学校主持召开的国际性学术会议的声像材料	永久
6	学校领导、教师出国访问、进修、留学等从事文化交流的声像材料	永久
7	与国外高校建立校际交流关系，进行互访，以及签订合同、协议等的声像材料	永久
8	其他反映外事重要活动的声像材料	永久
人物类
序号	归档范围	保管期限	备注
1	历任党委书记、校长的重要声像材料	永久
2	本院著名专家、教授的重要声像材料	永久
3	本院全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要声像材料	永久
4	本院历届中国共产党全国代表大会代表的声像材料	永久
5	本院当选历届全国人大、政协、妇代会、团代会、青代会代表的声像材料	30年
6	著名校友的重要声像材料	30年
注：声像材料包括照片、底片、盘片等。每张照片均应附说明，具体要求写清楚事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。各单位拍摄的照片应每半年整理入册或刻成光盘交档案室

实物类档案归档范围和保管期限表
各归档文件整理单位
序号	归档范围	保管期限	备注
1	学校公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品	永久或30年
2	党和国家领导人以及重要来宾视察、访问时题写或赠送的字画	永久
3	国际友人、兄弟院校、校友赠送学校的礼品及字画	永久
4	上级领导、著名学者、著名人士、著名校友的题词、信件	永久
5	学校及直属部门更换的旧印章	永久
6	学校更名或因其他原因换下的旧校牌、旗帜、校徽	永久
7	并入学校的钢印校印及有价值的实物、字画	永久
8	学校各部门或个人在学术研究和其他各种活动中获得的市级以上的奖状、证书、证章、奖杯和其他具有重要纪念意义的实物	永久
9	学校职工创作的获市级以上奖励的书画作品	永久
10	其他有保存价值的实物	永久

人物类档案归档范围和保管期限表
各归档文件整理单位
序号	归档范围	保管期限	备注
1	历任校党政正副领导的重要材料	永久
2	本院著名专家、教授、学科带头人（含院士、博导、正教授）的重要材料	永久
3	本院全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要材料	永久
4	本院省人大、政协常委、民主党派省委副主委以上人员的重要材料	永久
5	为学校发展作出重大贡献的党外知识人士以及获得较高荣誉的副教授的重要材料	永久
6	著名校友的重要材料	永久
7	本院其他著名人物的重要材料	永久
8	党和国家领导人以及重要来宾、知名人士视察、访问的重要材料	永久
9	获国家、部委、省、市级奖励先进个人的重要材料	永久

注：1.重要材料含以下内容：
（1）生平、传记（本人所写、亲友所写或口述整理）、回忆录；
（2）专著、译著、正式出版的教材、参考书、重要讲义、论文、译文；
（3）各种有价值的笔记、手稿、艺术作品；
（4）在学术、事务活动中形成的有价值的来往书信、电报、通知；
（5）参加重要会议的记录、纪要、报告、讲话材料；
（6）奖状、奖品、证章、证书、聘书、任命书、委任状；
（7）晋升职务、职称材料；
（8）各个时期重要活动及个人生活的照片（包括底片）、录音、录像、影片；
（9）已故人物的遗嘱、悼词、信函、唁电等；
（10）报刊杂志、国内外专家、学者对征集对象的报导和评价；
（11）征集对象珍藏的有重要保存价值的图书、资料；使用过的有重要保存价值的实物以及受赠的礼品等。
2.以上人物含离退休人员。

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