（2022年1月18日校长办公会议通过）

第一章  总  则

第一条 为了加强学校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高学校档案信息化建设水平，更好地为学校教学、科研、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《机关档案管理规定》《电子公文归档管理暂行办法》《电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894—2016）》等有关文件规定，结合学校实际，制定本办法。

       第二条 本办法所称的档案，是指建校以来学校从事招生、教学、科研、管理等方面活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础性工作，学校加强对档案工作的领导，将之纳入学校整体发展规划和年度计划，在人员配备、经费投入上给予保证。

第四条 学校档案工作由校长领导，分管档案工作的校领导协助校长分管档案工作，其他校领导负责检查、督促所分管单位做好归档文件材料的形成、积累和档案的收集、整理、归档工作。

第五条 学校档案工作接受深圳市档案局的业务指导、监督和检查。

第二章  机构设置和人员配备

第六条 学校成立档案工作委员会，负责全校档案工作的统筹规划和组织协调，建立统一制度，实行监督和指导。

档案工作委员会由分管档案工作的校领导任主任，副主任由党政办公室、档案馆、信息中心负责人担任，委员由学校相关职能部门负责人担任。

第七条 学校档案馆是集中保存和提供利用学校档案的专门机构，负责对全校档案工作进行指导、监督与检查。其管理职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作。

（二）拟订学校档案工作规章制度并负责贯彻落实。

（三）负责接收(征集)、整理、鉴定、保管、统计学校的各类档案及有关资料。

　　（四）编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源。

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。

　　（六）开展档案的开放和利用工作。

　　（七）开展学校档案工作人员的业务培训。

　　（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。

（九）开展档案学术研究，组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。

第八条 学校档案工作实行统一领导、集中管理。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立档案分室。档案分室由所在单位负责管理，业务上接受学校档案馆的指导、监督，并定期向学校档案馆移交档案。  

第九条 学校为校档案馆配备专职档案工作人员，人数根据学校规模、馆藏档案数量和档案工作任务确定。

第十条 学校各单位关于档案工作的主要职责是贯彻执行国家档案法律法规和本校档案工作规章制度，形成、积累归档文件材料，并按时完成本单位纸质文件材料和电子文件的归档工作。

学校各单位由一名负责人分管本单位的档案工作，并确定本单位办公室主任为专(兼)职档案员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交工作。

学校各单位应当将档案工作纳入本单位专（兼）职档案员的职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的依据之一。

第十一条 学校档案工作人员应当遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守、具备档案专业知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条 学校专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，享受相应待遇。

第十三条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定，采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他相关待遇，并按照有关规定予以补助。

第三章 档案的管理

第十四条 学校建立、健全文件和档案工作的检查、考核与评估制度，定期进行部署、检查、总结、交流和验收等工作，强化责任意识，培养档案文化，提升管理能力。

第十五条 学校各单位形成的纸质载体、金属载体（牌匾、样品等）、磁性载体（磁带、磁盘）、感光载体（底片、胶片）、光学载体（光盘）的档案材料和办公自动化系统、业务系统中形成的电子文件应当同步归档。归档范围包括：

（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二）行政类：主要包括学校行政工作的计划、总结；各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。

（三）学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（四）教学类：主要包括学校在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的反映教学综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、毕业生与学位、教材建设等工作内容的文件材料。

（五）科研类：主要包括学校在科研管理和实践活动中形成的反映科研综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用等工作内容的文件材料。

（六）基本建设类：主要包括学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中形成的反映基建综合管理、可行性研究、设计、工程管理、施工、竣工验收、基建财务、器材管理等工作内容的文件材料。

       （七）仪器设备类：主要包括学校各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元及以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

       （八）产品生产类：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像。

       （九）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国（境）考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

（十一）财会类：主要包括学校在财务管理和会计活动中形成的会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料。

（十二）实物类：主要包括学校集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；在公务活动中获赠的纪念品；上级领导、知名人士的题词、字画等；学校使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等；其他有保存价值的实物。

（十三）人物类：党和国家领导人以及重要来宾、知名人士视察、访问的重要材料；全国劳动模范和先进工作者、英雄人物的重要材料；省人大、政协常委、民主党派省委副主委以上人员的重要材料；著名专家、学者、学科带头人的重要材料；获国家、部委、省、市级奖励先进个人的重要材料；为学校发展作出重大贡献的党外知识人士以及获得较高荣誉的教职员工的重要材料；著名校友的重要材料；其他著名人物的重要材料。

第十六条 学校档案工作实行档案形成单位归档制度。学校各单位均是立卷归档单位，并统一负责其下属单位文件归档工作。

第十七条 学校各单位专(兼)职档案员应当按照归档要求，组织本单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。

整理人应当按照归档文件材料的自然形成规律，对归档文件材料加以系统整理编目，交本单位专(兼)职档案员检查合格后向学校档案馆移交。

第十八条 学校各单位归档的文件材料应当质地优良、书绘工整、声像清晰，符合有关规范和标准要求。原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894—2016）》执行。

第十九条 实体文件材料归档时间：党政部门和按年度归档的单位一般应当在次年六月底以前归档；教学单位和按教学年度归档的单位，一般应当在次年寒假前归档；科研类文件材料应当在项目完成后两个月内归档；基建类文件材料应当在项目完成后三个月内归档。

电子文件材料归档时间：学校各单位业务系统所产生的电子文件，应当在系统启用时与学校档案馆电子文件归档管理平台进行系统对接，业务办结后实时归档；其他电子文件一般应在当年采用在线式归档方式或者可卸载式归档方式移交。

第二十条 档案材料移交、接收必须履行手续，填写移交目录、整理说明书或归档说明书各一式两份，写明案卷标题、密级、保管期限、卷内文件页数、案卷总数及移交时间，交接双方要在移交目录上签名、盖章，各执一份存查。

第二十一条 学校档案馆按照《深圳大学档案实体分类方案》对馆藏档案进行分类、编号、排列上架。按照《深圳大学档案归档范围和保管期限表》确定档案材料的保管期限。对保管期限已满的档案、已失去保存价值的档案，经学校档案鉴定小组鉴定并登记造册、报分管档案工作的校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十二条 学校档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。学校档案馆应当及时对馆藏档案进行数字化，对新增实体档案应在移交后一年内进行数字化。

第二十三条 学校各类档案是学校的重要财富，学校教职员工个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，学校档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十四条 学校档案馆应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。遇有特殊情况，应当立即向分管校领导报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全规章制度，由专人负责。

第二十五条 学校档案馆应当认真执行档案统计年报制度，定期对档案的收进和移出、库存档案数量、档案的利用情况等进行统计，并按照有关规定，向深圳市档案局报送学校档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用和公布

第二十六条 学校档案馆应当通过其网站或者其他方式定期公布开放档案的目录，不断完善利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利。

利用档案涉及知识产权、个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定。

第二十七条 学校档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一） 涉及国家秘密的。

（二） 涉及专利或者技术秘密的。

（三）涉及个人隐私的。

（四） 档案形成单位规定限制利用的。

第二十八条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十九条 查阅、摘录、打印、复制未开放的档案，需经学校档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，需经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，需经学校保密工作部门批准。

第三十条 学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，需经档案馆负责人批准。

加盖深圳大学档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十一条 学校档案馆设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，提供开放档案目录、计算机查询系统等，为档案利用者创造便利条件。

第三十二条 学校档案馆是本校出具档案证明的唯一机构。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校档案馆应当优先提供。

第三十三条 寄存在学校档案馆的档案，归寄存者所有。学校档案馆如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十四条 学校档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请分管校领导批准。

第三十五条 学校档案馆应当利用馆藏档案通过多种形式(如举办专题展览、讲座、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。条件许可时，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章　档案信息化建设

第三十六条 学校将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

学校信息化主管单位应当协助学校档案馆加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全，学校信息化主管单位做好监督指导。

第三十七条 学校积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。

学校各单位在信息化建设过程（前期准备、可研、建设、验收）中，应当将电子文件归档纳入具体工作和管理考核机制中。

学校各单位在业务系统建设和升级改造过程中，应当把电子文件归档纳入建设内容，业务系统所产生的电子文件通过系统对接方式归档至学校档案馆。学校信息化主管部门做好监督指导。

第三十八条 学校鼓励和支持档案馆推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，档案馆应当对档案原件妥善保管。

第三十九条 学校各单位电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。

第四十条 学校各单位电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向学校档案馆移交。

学校档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

学校档案馆应当对重要电子档案进行异地备份保管。

第四十一条 学校档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用,建设数字档案馆。

第四十二条 学校推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。

第六章  条件保障

第四十三条 学校将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第四十四条 遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，学校为档案馆提供专用的、符合有关建筑设计规范的档案库房和业务、技术用房。档案库房应当符合防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施要求。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防磁、防有害生物等必要设施设备。

第四十五条 学校设立专项经费，为学校档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设施设备，加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校智慧校园建设同步进行。

第七章　奖励和处罚

第四十六条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的。

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的。

（三）在档案研究工作中做出重要贡献的。

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的。

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争、表现突出的。

第四十七条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的。

（三）涂改、伪造档案的。

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的。

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的。

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第八章  附  则

第四十八条 本办法自公布之日起施行。原《深圳大学档案综合管理办法》（深大〔1992〕70号）同时废止。