学生档案转档须知
应届生具体转档事宜，请留意毕业当年发布的公文通信息。
类别 |
转档须知 |
转档要求 |
应届毕业生 |
毕业生在“广东大学生就业创业” 微信小程序确认并填写转档信息申请转档,档案馆对小程序上的转档申请进行审核，审核通过后进行转档（毕业生无需线下办理转档）。 Ø 去向一：转递至户籍地 Ø 去向二：转递至非户籍地 Ø 去向三：暂存学校 l 港澳台生及非全日制研究生如需转档，需将转档信息及调档函发送至档案馆学生档案邮箱：dagrs@szu.edu.cn申请转档。 |
Ø 转档至户籍地毕业生需凭户籍证明材料调档。 Ø 转档至非户籍地（如工作单位、居住地等）毕业生凭调档函/接收函/已盖章的三方协议调档。 Ø 暂存学校毕业生需上传“暂存学校申请”，原则上档案可暂存学校两年，超过两年档案将转回户籍地人才服务机构。 Ø 退学、结业、肄业学生凭调档函调档（退学学生还需凭退学证明转档）。 |
往届 毕业生 |
学生按照转档要求将材料（个人信息及调档函，其中退学学生申请转档时需上传退学证明）发送至档案馆学生档案邮箱：dagrs@szu.edu.cn,档案馆将及时办理转档（毕业生无需线下办理转档）。 |
未正常毕业生 （退学/结业/肄业） |
档案去向查询 |
Ø 应届毕业生可通过“广东大学生就业创业” 微信小程序查询档案转递情况。 Ø 往届毕业生、未毕业生（在校、退学、结业、肄业）可通过电话查询： 0755-26536140（本科生）、0755-26558494（研究生）。 |
学生档案利用须知
类型 |
具体利用方式 |
对象 |
办理手续 |
注意事项 |
对公利用 |
单位政审/查阅档案 |
校内外单位 |
登录“深圳大学学生档案管理系统”，选择“档案利用 — 档案查阅 — 查阅申请”，填写并上传相关信息后提交申请，审核通过后选择“导出PDF”，打印《深圳大学查（借）阅学生档案审批表》,完成校内相关单位审批手续后，携带纸质版《审批表》、身份证、工作证/校园卡、单位介绍信到档案馆201办理 |
l 查（借）阅档案需遵守《深圳大学学生档案利用制度》如需查阅多人的档案，需附名单（备注姓名/学号） l 借出党员档案仅用于政审查阅/转正归档 l 归还档案时，需附《党员档案材料归还汇总表》 |
毕业生就业单位 |
登录“深圳大学学生档案管理系统”，选择“档案利用 — 档案查阅 — 查阅申请”，填写并上传相关信息后提交申请，审核通过后携带身份证、工作证/校园卡、单位介绍信到档案馆201办理 |
借阅党员档案 |
校内组织部 学院党委 |
携带《深圳大学党员档案材料借调汇总表》（需加盖公章)到档案馆201申请 |
个人利用 |
复印档案材料 |
档案在校的学生 （毕业不超过两年） |
登录“深圳大学学生档案管理系统”选择“复印档案材料—复印申请”，填写需复印内容及是否需要邮寄，确认无误后提交复印申请 |
仅复印本人档案材料 |
开具证明 |
档案在校的学生 （毕业不超过两年） |
登录“深圳大学学生档案管理系统”，在系统中选择“开具证明—开具证明申请”，填写《深圳大学学生档案在校证明》，并上传至系统“开具证明材料”处，并选择是否邮寄，确认无误后提交申请 |
档案馆仅开具《深圳大学学生档案在校证明》 |
Ø 学生档案利用办理地点为：档案馆二楼业务办理区 Ø 学生毕业超过两年的，其档案仅办理转出不予以利用 |
深圳大学学生档案利用制度
为充分发挥学生档案作用，规范学生档案的利用管理，确保学生档案的安全完整，特制定本制度。
一、查(借)阅学生档案需填写《深圳大学查（借）阅学生档案审批表》，并履行相关登记审批手续。
二、查阅档案应在档案馆指定查阅室进行，查阅人必须严格遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、拆散、抽取、增添、圈划人事档案材料，未经允许不得复制及拍摄档案内容。
三、个人不得申请查(借)阅学生档案。
四、查阅者必须是党员干部，不允许直系亲属参与查阅档案。
五、学生个人持本人学生证或身份证可复印本人非鉴定性材料，需履行相关登记手续，由档案馆工作人员经手复制。
六、除组织档案材料外，其他材料原则上不得外借。
七、借出档案应在规定内完整归还，若需延长使用时间，应办理续借手续，假期一律不办理档案外借。
八、借出档案须由专人保管，不得转借，不得把档案交与无关人员或本人翻阅。借用期间档案材料出现丢失、外泄或损坏，档案馆有权按相关规定处理。
九、因出国、报考、就业等需要开具档案在校证明的，由档案馆核实后出具《深圳大学学生档案在校证明》。
上述未尽事宜，由档案馆负责解释。
深圳大学档案馆
2024年1月23日
